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Sistema Municipal de Arquivos de Indaiatuba

O Sistema Municipal de Arquivos foi criado pela Lei Municipal 3.076 de 16 de dezembro de 1993, com o intuito de garantir a proteção do patrimônio arquivístico do Município de Indaiatuba, sobretudo no que concerne à documentação pública (documentos de arquivo do Executivo e do Legislativo).

O Sistema estabelece vínculos entre todos os órgãos da administração municipal de Indaiatuba, determinando que organizem de forma adequada a documentação por eles produzida. Para tanto, cabe ao Arquivo Público Municipal fornecer diretrizes e orientações técnicas de organização.

Comissão de Análise de Documentos de Arquivo

A lei que criou o Sistema Municipal de Arquivos de Indaiatuba prevê que a documentação produzida pela administração municipal seja objeto de avaliação, de modo a definir os documentos que devem ou merecem ser guardados de forma permanente, bem como aqueles que podem ser eliminados. Como são documentos públicos, a avaliação deve ser feita também de forma pública, com a participação da própria administração municipal e da sociedade civil nas decisões que se relacionarem a ela.
Assim, foi constituída a Comissão de Análise de Documentos de Arquivo (C.A.D.A.), formada por dois profissionais da área jurídica, dois profissionais da área de História, um representante do Conselho Administrativo da Fundação Pró-Memória de Indaiatuba, pela Superintendente da Fundação e por representantes dos vários órgãos municipais.

Atividades já realizadas

A implantação do Sistema Municipal de Arquivos teve início em 1994, com a elaboração de um diagnóstico da situação dos arquivos correntes da administração municipal (Executivo).

A partir deste diagnóstico, foi priorizado o levantamento aprofundado da documentação de dois órgãos da administração cuja documentação era numericamente mais significativa: a Secretaria Municipal de Fazenda e a Secretaria Municipal de Administração.

Concomitantemente, teve início o levantamento da legislação referente à estrutura e ao funcionamento de toda a administração municipal, desde o século XIX até os dias atuais. Com base nestes levantamentos, começaram a ser elaboradas propostas de tabelas de temporalidade dos documentos, posteriormente submetidas à apreciação da Comissão de Análise de Documentos de Arquivo.

Até o momento, já foram aprovadas (e estão sendo aplicadas) tabelas de temporalidade para documentos das Secretarias Municipais de Fazenda, Administração, da Saúde e Defesa Social.

Cabe lembrar que todas as decisões da Comissão de Análise de Documentos de Arquivo relacionadas à eliminação e guarda definitivas de documentos estão sendo devidamente publicadas, em jornal local, com prazo de 30 dias para que qualquer cidadão possa, eventualmente, manifestar discordância e solicitar a suspensão do que foi decidido.

Prestação de serviços à população

A grosso modo, todas as atividades desenvolvidas pela Fundação Pró-Memória de Indaiatuba podem ser consideradas de prestação de serviços. Convém ressaltar, porém, o decisivo papel da instituição e, sobretudo do Arquivo Público Municipal, na garantia de um direito fundamental do cidadão, que é o direito à informação.

A documentação do Arquivo Público Municipal que já foi organizada e se encontra em bom estado de conservação pode ser consultada por qualquer interessado, atualmente nos seguintes horários:

Segundas, quartas e sextas feiras, à tarde (das 14:00 h às 17:00 h)

Terças e quintas feiras, pela manhã (das 8:00 h às 12:00 h)

Conforme garante ainda a Constituição, são fornecidas, relativamente aos documentos do acervo, certidões que permitam aos cidadãos reivindicar direitos. É o que tem ocorrido, com muita freqüência, com os documentos relativos a sepultamentos nos cemitérios locais, que vêm sendo utilizados para verificar possíveis direitos de uso de sepulturas.